Как создать архив?

11.01.2016 | Служба новостей Росфирм

Как создать архив?

Если перед вами стоит задача создать архив вашей компании, у вас есть два пути: простой и сложный. Простой — это передать все дела профессионалам и доверить этот кропотливый процесс им. Сложный — разобраться и сделать все своими силами.

В кризисные времена компании часто стремятся сэкономить и переложить на собственных сотрудников ряд задач, которые до этого доверяли сторонним организациям. Если вы решили все же обойтись своими силами, нужно предварительно оценить, насколько плохи ваши дела. Иными словами — насколько серьёзная помощь вам требуется. От этого будет зависеть и порядок действий.

Компания на старте

В идеале создавать архив документов организации с первого дня работы фирмы. Это единственный способ, при котором создание архива вообще не будет для вас проблемой. Тогда нужно просто понять, какие бумаги подлежат хранению, а какие нет, затем структурировать папки, подписать их и все поступившие документы сразу же раскладывать в соответствующие папки. И не забывать создавать электронный архив!

Компания работает давно, но вы ориентируетесь в документах

Это вторая стадия, на которой многие фирмы начинают задумываться о наведении порядка. Если вы понимаете, что это ваш случай, то первым делом нужно разобрать все бумажные завалы, которые у вас имеются. Очень важно понимать, что ряд бумаг придётся уничтожить (как правило, в офисах хранится много ненужных документов). Лучше доверить это профессионалам. Дело в том, цена на уничтожение документов невелика, зато вы, во-первых, можете быть уверены в том, документы (пусть даже устаревшие) не попадут к третьим лицам. А во-вторых, вы не вредите экологии, так как все уничтоженные бумаги измельчаются и направляются на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты, а там превращаются в новую бумагу. Тем самым вы делаете два полезных дела: избавляетесь от лишнего и спасаете деревья.

Затем нужно разобраться, чего не хватает. Бывает так, что какие-то файлы, подлежащие хранению, оказываются утерянными. Их нужно восстановить.

А затем стоит приступить к работе, описанной в первом пункте, — непосредственной систематизации архива.

Компания работает давно, и вы не ориентируетесь в своих документах

Такие случаи, к сожалению, тоже не редкость. И здесь все же лучше будет выделить бюджет и заказать создание архива профессионалам, так как сами вы в такой ситуации можете сделать много ошибок, да и просто истратить слишком много драгоценного времени.

Предыдущая | Следующая